Qué servicios ofrecemos en una secretaria virtual?

  • Gestión de oficina virtual y atención telefónica profesional, te facilitamos teléfono propio, buzón de voz personal y zona personal en página web.
  • Control de llamadas recibidas por teléfono y gestión de mails (filtro de llamadas opcional con reglas/cliente)
  • Soluciones y respuesta personalizada a cada cliente.
  • Atención a todas las llamadas, de 9:00 a 20:30 de Lunes a Viernes ininterrumpidamente, se recogen todas: ni comunica, ni se pierden llamadas.
  • Recepción de fax mediante un sistema de fax/mail
  • Llevanza de Agenda o agendas personal a cada cliente y/o negocio,
  • Posibilidad de contratar gestión de pedidos para que tu negocio no se quede sin la papelería necesaria (desde folios, bolígrafos, toner, cd’s…) , para que no tengas que levantarte de su mesa si te estás quedando sin material de oficina.
  • Desvío de llamadas a tu teléfono o teléfonos de tu empresa, incluidos móviles.
  • Gestión de servicio de paquetería y correo. Nos pasamos por tu negocio, recogemos el correo y lo gestionamos, asimismo llevamos/recogemos a la empresa de transporte el paquete que necesites.
  • Gestión de reuniones, billetes de avión, hoteles, coches de alquiler…
  • Alquiler de salas para reuniones con/sin secretaria, traductora, azafata, catering…
  • Gestión de eventos de empresa.
  • Subcontratación de Procesos de Negocios (Outsourcing).
  • Servicio de urgencias informáticas.
  • Copias de seguridad.
  • Contamos con un equipo multidisciplinar directo en el que incluimos desde personal don experiencia en secretaría de dirección, lingüista, informático, diplomada en relaciones laborales, para ofrecerte la cobertura más amplia para tu negocio.
  • Posibilidad de ofrecer servicio especial de fin de semana, así como un servicio de urgencias fuera de horario.
  • Trabajamos con servicios de catering, servicios de azafatas, secretarias, intérpretes, empresas de alquiler de vehículos con o sin conductor, agencias de viajes… por lo que podemos cubrir las necesidades que puedan surgir en tu negocio.

Como funciona?

  • SEVIGAL es una empresa que hace las funciones de secretaria, asistente y equipo de apoyo, pero sin encontrarnos contratados y trabajando físicamente en el lugar de trabajo de nuestro cliente, por lo que damos todos los servicios con una inversión mínima.
  • El cliente podrá dedicarse a ser más productivo sin estar constantemente pendiente del teléfono agenda…, y sin perder ninguna llamada. De esta forma se ofrece una imagen más corporativa, y sin que la persona que llama a nuestro cliente, tenga la necesidad de saber que la secretaria que está recibiendo la llamada no está en el mismo local de negocio.
  • Esencialmente el funcionamiento es el siguiente: SEVIGAL proporciona un teléfono con prefijo provincial al cliente. Éste desvía el teléfono/s de su empresa a ese teléfono y puede facilitar el mismo a sus clientes. Nosotros recibimos la llamada y la gestionamos, es decir, podemos hacer un apunte en la agenda si solicita una reunión con nuestro cliente, cogemos el aviso para trasladarlo más tarde a nuestro cliente, o podemos reenviar la llamada a un teléfono prefijado con nuestro cliente (dentro de un protocolo para filtrado de llamadas). En la agenda se hace el apunte necesario e inmediatamente se envía un mail a nuestro cliente para avisarle del mismo y si la urgencia lo requiere igualmente se le avisa por medio de un sms. Todos los cambios que se produzcan en la agenda, generan un sms para que nuestro cliente tenga información en tiempo real del estado de la misma. El cliente puede generar modificaciones en la agenda, así como parametrizarla.
  • Tenemos en la web cliente una zona de alertas, donde nos puede dejar todos los avisos necesarios, desde la reserva/compra de billetes de avión, hoteles, alquiler de vehículos, presupuestos de eventos, avisos de correo/paquetería, necesidades de material de oficina…
  • Realizamos tu facturación y la enviamos a tu cliente, tanto por correo ordinario como por correo electrónico. Por lo tanto nuestro cliente recibirá toda la información actualizada de las tareas, constantemente en su correo electrónico o en  su teléfono mediante sms, así puede decidir, cuándo y que llamadas son importantes, o que gestiones delegar, y así rentabilizar tu tiempo. Podrá organizar reuniones, eventos… que la infraestructura de su negocio no puede proporcionar. Sólo debe preocuparse de su negocio, nosotros gestionamos desde las reuniones con sus clientes, con comerciales que tengan que visitarlo, hasta las que tenga que hacer con su taller, su médico, su dentista… Nos encargamos de su correspondencia y paquetería. Además de las obligaciones propias de su negocio sólo tiene que preocuparse de abrir la puerta, de lo demás nos encargamos nosotros.
  • Recibimos las llamadas también en Gallego y contamos con colaboradores en diversos idiomas (inglés, alemán, italiano…), nuestro cliente sólo tiene que solicitarnos los servicios que necesita tanto diaria como esporádicamente (reunión, viaje…) y nosotros nos encargamos de facilitarle su trabajo, disponiendo de toda la infraestructura necesaria.
  • Somos infinitamente más barato que una secretaria convencional; además de no tener pagas extras, vacaciones, bajas…, siempre estamos a la disposición de tu negocio, contando incluso con un servicio de guardia de fin de semana.

Gestion de Llamadas

  • Ponemos a tu disposición un teléfono con prefijo provincial, al que podrás desviar tu/s teléfono/s, o trasladarlo directamente a tus clientes, anunciar en tu web, etc. Es el número más cercano y el coste de llamadas está incluido en tarifas planas de las operadoras de telefonía.
  • Servicio de atención telefónica  9:00 a 20:30 horas, de Lunes a Viernes ininterrumpidamente,  se recogen todas: ni comunica, ni se pierden llamadas, por lo que no pierdes clientes.
  • Contamos con una centralita por Voz I.P. operada por una secretaria española que recibe las llamadas indistintamente en castellano o gallego, dependiendo del interlocutor. Si tu negocio lo requiere, contamos con colaboradores en diversos idiomas (inglés, alemán, francés, italiano…).
  • Gestionamos la llamada recogiendo datos, anotando en la agenda, reenviando la llamada al teléfono/s que tu nos digas o al que corresponda la llamada en tu empresa, o resolviendo la incidencia que surja, siempre dando una imagen corporativa y profesional, como si estuviésemos  físicamente en el local de su empresa.
  • Filtramos llamadas, previo protocolo/reglas consensuado previamente con el cliente, recogiendo la información necesaria que luego pasamos por el medio que se acuerde (correo electrónico, sms…).
  • Facilitamos al interlocutor toda la información de la empresa que tu previamente nos has proporcionado. Telemarketing, encuestas a clientes, llamadas comerciales…
  • Buzón de voz para fuera de horario. Posibilidad de contratar servicio de urgencias (fuera del horario establecido) y servicio de fin de semana.

Servicio de Agenda

  • Realizamos el apunte en la agenda una vez  atendido tu cliente.
  • Te enviamos un aviso vía mail o sms.
  • Previa petición suya cancelamos, establecemos o modificamos citas en la agenda.
  • Puedes entrar en la agenda en nuestra web con un usuario y una contraseña, pudiendo verla, configurarla, modificarla, parametrizarla…
  • Podrás consultarla siempre desde tu ordenador o Smartphone.
  • Te garantizamos que estarás siempre informado, dado que te estaremos mandando un informe semanal y mensual de tu agenda, con la antelación que tus nos indiques, enviándote avisos cada vez que se modifique.
  • Posibilidad de realización de llamadas para confirmar y recordar la cita a tus clientes con la antelación que tu nos indiques.
  • Servicio de alertas

Oficina Virtual

  • Atención de la oficina por una Secretaria española que responde tanto en castellano como en gallego y contamos con colaboradores en diversos idiomas (inglés, alemán, francés, italiano…)  que colaboran con nosotros puntualmente, conforme a las necesidades de nuestros clientes.
  • Soluciones y respuestas personalizadas a cada cliente, en el transcurrir diario del trabajo, como  en la gestión de avisos, así como en la de alertas.
  • Gestión de pedidos de material de oficina. Tu nos haces el pedido por medio tu zona cliente en la web, nosotros gestionamos el pedido y con la mayor rapidez lo llevamos a tu despacho.
  • Digitalización de expedientes. Recogemos el expediente en tu negocio, lo digitalizamos y lo subimos a tu zona cliente en la web para que lo descargues, o si prefieres te devolvemos el expediente con la digitalización en un soporte informático.
  • Soluciones al servicio de paquetería y correo de tu negocio. Recogemos el correo en tu negocio y lo llevamos al servicio de correos, así como de la paquetería. Este servicio, por el momento, sólo está operativo para la zona de Santiago y comarca (consultar).
  • Gestión billetes de avión, hoteles, coches de alquiler con o sin conductor…
  • Reuniones, con o sin secretaria, traductores, azafatas, locales para reuniones,  servicio de catering, cartelería… Eventos de empresas, trabajamos directamente con MALENA POSSE EVENTOS.
  • Equipo colaborador multidisciplinar profesional compuesto por secretario con experiencia en dirección, informático, lingüista y diplomada en relaciones laborales.